社内文書の持ち出し管理を紙への記入などで管理していると、管理が煩雑となり、不正が発生する恐れがあります。RFIDを活用することで、適切な社内文書管理を実現することが可能です。
一般的な社内文書の管理は、貸出・返却の際に、個々人が紙にその旨を記入するといった形式です。しかしながら、このような方法で文書管理を行っていると、主に下記4点の課題があります。
①貸出・返却作業が手間である
②重要文書であるが、容易に不正持ち出しができる
③社内文書を探すことに時間がかかる
④誰がいつ社内文書をしようしたか履歴が残らない
このような課題からRFIDの導入が最適といえます。
手書きにて持ち出し管理を行っていると、履歴などの記入にどうしても手間がかかってしまいます。RFIDを導入することにより、借りたい資料をシステムにかざし、貸出・返却などの簡単な操作のみで作業が完結します。
RFIDに加えて、ICゲートなどを活用することで、不正な持ち出し処理を防ぐことが可能です。例えば、貸出処理がなされていない書類を持ち出した場合には、ゲートが感知してアラームを発するなどの防止策が挙げられます。
社内文書の貸出・返却において、書類位置・返却位置を探すことに時間がかかるケースがあります。RFIDを導入し、商品のRFIDタグを格納する棚等のRFIDタグ情報へ登録すれば、どこに商品があるか、どこに商品を格納するか容易に判別することが可能となります。
RFIDを導入することにより、貸出・返却情報がシステムに蓄積されていくため、だれがいつ使用したかを明確に管理することが可能となります。
例えば、都度ラベルの張替えをして書類管理を行っていると、書類の情報を書き換えたい場合に、ラベルを印刷し、張り替える必要があります。RFIDでは、容易に情報の書き換えを行うことができるため、ラベルの印刷・張替えは不要となります。
人手にて、文書の貸出・返却を記入していると、どうしても手間がかかってしまう上、抜け漏れも発生しかねません。RFIDを導入する大きなメリットの1つとしては、貸出・返却作業が簡素化されます。そのため、貸出・返却作業の手間を考慮した上で、RFIDの導入を検討する必要があります。
上述の通り、文書管理そのものは、人手によるラベル管理でも行うことが可能です。しかしながら、ラベル管理の場合、文書情報を書き換えたい場合、どうしても新たなラベルを印刷し張替えを行う必要があり、人的工数とコストの双方が発生します。一方で、RFIDの場合、容易にタグの情報を書き換えることが可能であるため、人的工数・コストを削減できます。
厳正な持ち出し管理が求められている場合、RFIDの導入が非常に効果的です。「重要な文書であるため、どうにかセキュリティを強化したい…」というお悩みのお持ちの方は、導入を検討すべきだといえます。
完全な人手にて文書管理を行っていると、商品位置が管理が適切に行うことができないケースがあります。RFIDの活用にあたっては、商品位置の管理まで行う必要があるか考慮することが重要です。
